Le texte ci-dessous exprime la position de l'Ordre des conseillers en ressources humaines agréés sur la formation continue dans les organisations québécoises. Il était inséré dans le cahier du participant remis aux personnes qui ont participé au Focus stratégique Québec 2010 le 22 avril dernier.

Cette contribution, comme les autres, n'engage que ses auteurs. Elle est destinée à susciter le débat et à fournir des informations à tous ceux qui veulent réfléchir ensemble à l'avenir du Québec. Son titre d'origine  était:  La formation et le développement des compétences pour relever les défis du XXIe siècle.

Introduction

Depuis les dernières décennies, l’économie du Québec est caractérisée par un manque de productivité qui conduit la société à une mauvaise utilisation de ses ressources humaines et à de la sous-performance. Pour être en mesure de faire face à la mondialisation, au contexte économique changeant, aux nouvelles technologies et à la compétitivité, le recours à la formation continue de la main-d’œuvre devient un incontournable pour pallier au manque d’efficience dans les entreprises.

Malgré les dispositifs mis en place et les multiples acteurs impliqués dans la formation en entreprise au Québec, il existe certains problèmes dans ce secteur. La formation continue au Québec fait face à plusieurs enjeux tels que le vieillissement et la pénurie de main-d’œuvre qualifiée, la fidélisation et la rétention des employés et le fait que certaines catégories de personnes soient moins bien formées que d’autres. On peut penser, par exemple, aux travailleurs âgés, aux employés venus de l’étranger ou aux salariés qui n’ont pas d’horaires de travail réguliers.

L’Ordre s’est récemment penché sur la question auprès de ses membres, CRHA et CRIA, qui exercent au sein d’entreprises en formation et développement des compétences, en sondant ceux-ci sur leurs pratiques concernant l’enjeu de la formation continue dans les organisations québécoises.

Dans le cadre de l’enquête réalisée auprès des membres et à laquelle près de 300 professionnels ont participé, plusieurs sujets ont été abordés afin de dresser un portrait global de la situation.

Il s’agit notamment de la présence ou non d’une stratégie ou d’une politique en matière de formation, des différentes catégories d’employés et de postes qui ont accès à la formation continue, de l’analyse des besoins, des circonstances dans lesquelles les activités de formation sont offertes, des méthodes de formation, des moyens d’évaluation, ainsi que des mesures adoptées pour assurer le transfert des apprentissages. Pour certaines questions, les répondants n’avaient qu’un seul choix de réponse, et pour d’autres, ils pouvaient sélectionner plusieurs choix. De plus, une troisième option était disponible pour les répondants, soit une section «autres commentaires», advenant le cas où les choix de réponses ne leur permettaient pas de répondre le plus précisément possible à chacune des questions, et surtout en fonction de leur réalité.

Bien que, dans l’ensemble, les organisations québécoises soient sensibilisées à l’amélioration de la qualité de la main-d’œuvre et disposent de bonnes pratiques en matière de formation continue, nous constatons d’emblée que le manque de temps et le manque de ressources financières représentent d’importantes limitations et sont un frein considérable au niveau du développement des ressources humaines.

L’adoption d’une politique sur la formation continue et le développement des compétences: un incontournable

Nous sommes d’avis que l’apprentissage se poursuit durant toute une vie afin que les compétences des travailleurs soient mises à jour régulièrement et sans cesse améliorées, pour ne pas devenir dépassées.

De plus, l’Ordre reconnaît que l’engagement du secteur privé dans les programmes de formation et de perfectionnement est une partie intégrante de la stratégie à long terme d’une organisation et que la formation est destinée à augmenter la capacité de celle-ci à faire concurrence sur le marché mondial. Les employeurs doivent bénéficier de la flexibilité nécessaire dans l’élaboration des programmes de formation, ainsi que dans l’allocation des ressources de formation aux différentes catégories d’employés.

Bien qu’une majorité de répondants (77,60%) nous disent qu’ils ont implanté une stratégie ou une politique en matière de formation continue dans leur entreprise, tous secteurs d’activité confondus, nous pouvons constater certaines tendances.

En effet, il semblerait que les entreprises proviennent majoritairement de secteurs spécifiques tels que ceux des services professionnels (22,86%), des services d’éducation (7,62%), du domaine des finances et des assurances (13,33%), des services et administrations publiques (18,56%), de la fabrication (8,57%) et du commerce de détail (6,19%).

Le sondage révèle également que la plupart des répondants (58,94%) permettent à l’ensemble de leurs employés de gérer leur carrière professionnelle en suivant des activités de formation continue. Cependant, certains répondants (27,75%) nous mentionnent que le développement des compétences est seulement accessible aux employés permanents et aux employés à fort potentiel. De plus, certaines organisations réservent l’accès à la formation continue aux gestionnaires et aux employés dont le type de poste requiert une accréditation ou une licence.

À ce propos, les résultats obtenus lors du sondage sont très partagés quant aux catégories d’employés qui peuvent participer à des activités de formation continue. Dans une proportion presque équivalente, autant les employés de soutien administratif (24,59%), les professionnels (28,57%) que les employés-cadres (27,25%) mettent leurs compétences à jour.

Par contre, les employés manuels ont moins tendance à participer à des activités de formation continue. Ainsi, nous pouvons constater que les activités de formation continue sont plutôt offertes au personnel travaillant dans les bureaux et que l’acquisition de nouvelles connaissances et compétences n’est pas aussi considérée pour les ouvriers qui doivent pourtant souvent s’adapter à de nouvelles technologies et méthodes de travail.

Tous les travailleurs devraient pouvoir mettre à jour leurs compétences et ainsi avoir accès à des activités de formation continue.

L’analyse des besoins de formation et les circonstances dans lesquelles les activités de formation continue sont offertes.

Pour nous, l’analyse des besoins de formation est essentielle pour le développement de programmes adaptés aux entreprises et aux employés. Elle permet entre autres de déterminer les besoins de formation, les compétences à développer en fonction des responsabilités et des tâches, la faisabilité quant à l’atteinte des objectifs, la planification et le contenu des programmes de formation, les probabilités de succès de la formation, etc. Bonne nouvelle, il semblerait que seulement 4,39% des entreprises sondées ne procèdent pas à l’analyse des besoins de formation.

Différentes façons permettent de faire une analyse des besoins. Les données révèlent qu’une grande majorité d’entreprises font une analyse des besoins soit lors d’une rencontre avec le gestionnaire du poste, suite à l’évaluation de rendement, soit par sondage auprès des employés ou après avoir fait une évaluation des technologies utilisées en milieu de travail. Pour ce qui est des autres possibilités, une analyse des besoins est effectuée soit en fonction de l’orientation stratégique de l’organisation et de ses enjeux, selon les ressources financières disponibles, suivant les nouvelles législations, dans le cadre du plan de relève, soit selon les besoins de la clientèle.

Concernant le moment où les activités de formation continue sont offertes aux employés en milieu de travail, les proportions sont très similaires quant aux différentes possibilités. La formation continue et le développement des compétences ont lieu à la suite d’un besoin formulé, lorsqu’une nouvelle tâche ou une méthode de travail est créée, dans le cadre de l’accueil et de l’intégration d’un nouvel employé, pour la réalisation d’un projet spécifique, lors d’un changement organisationnel, suivant l’évaluation de rendement, pour assurer le développement de la relève, dans le cas du lancement d’un produit ou d’un service, et dans le but d’obtenir une promotion.

De plus, quelques répondants mentionnent que la formation continue est dispensée aux employés lors de changements technologiques ou afin de développer et maintenir les compétences nécessaires pour les postes clés de l’entreprise.

Étant donné que dans l’ensemble, l’analyse des besoins de formation semble faire partie intégrante des pratiques courantes des entreprises, nous réitérons le fait que pour répondre aux besoins et aux objectifs, cette analyse doit être effectuée tant au niveau de l’organisation et des tâches que des individus.

Les méthodes de formation

L’Ordre estime que le succès des programmes de formation en entreprise sera assuré, tant au niveau de l’élaboration que de l’application de ces programmes, si plusieurs approches de perfectionnement sont privilégiées et que les programmes permettent d’atteindre des résultats mesurables, autant pour les employés que pour les organisations.

Afin que les organisations puissent utiliser les méthodes de formation les plus appropriées en fonction des besoins de chacun, le choix d’une méthode de formation devrait reposer sur l’examen de quelques critères tels que la nature du besoin, la disponibilité pour la formation, les ressources financières possibles, les préférences des apprenants et du formateur, ainsi que l’importance accordée au transfert des apprentissages. Le choix du type de formation est déterminant, car l’apprenant doit être en mesure de mettre en pratique ce qu’il a appris en milieu de travail.

Effectivement, malgré le fait que de nombreux employeurs reconnaissent qu’ils ont un avantage financier à investir dans la compétence de leur main-d’œuvre en mettant en place une variété de programmes de formation rentables pour les employés à tous les niveaux de l’organisation, seulement certaines méthodes de formation semblent êtres utilisées au sein des entreprises. Les méthodes privilégiées par les employeurs sont notamment la formation à l’interne, la possibilité pour les employés de s’inscrire à un cours donné par un établissement d’enseignement, l’entraînement à la tâche dans les milieux manufacturiers, le coaching, la formation individuelle, ainsi que la formation en ligne.

Cependant, nous pouvons constater qu’il reste encore du chemin à parcourir afin d’optimiser les pratiques de formation, puisque plusieurs moyens bien connus aujourd’hui sont sous-utilisés sur le marché du travail, comme les groupes de discussion ou séminaires, le mentorat et les communautés de pratiques virtuelles, le jumelage et le parrainage.

Or, pour être efficace, le contenu de la formation doit être en lien avec les besoins et les objectifs de la formation. De plus, le contenu d’une formation peut porter autant sur le savoir, le savoir-faire que sur le comportement, et certaines méthodes sont plus efficaces que d’autres selon l’objectif poursuivi.

Transfert des apprentissages

De surcroît, un autre facteur à considérer, dans le cadre de la planification des activités de formation continue et du développement des compétences dans les entreprises, est que la formation doit être qualifiante et transférable pour atteindre les objectifs. Afin de mesurer le rendement de l’investissement dans la formation, l’apprenant doit se servir des compétences acquises dans le milieu de travail, sinon aucune amélioration n’est envisageable.

Dans plusieurs cas, les entreprises s’assurent que le transfert des apprentissages est effectué dans l’environnement de travail. Une proportion de 44,27% place l’apprenant dans des situations lui permettant d’utiliser les compétences et les connaissances acquises, 22,60% font le transfert lors d’une session de partage d’information avec les collègues, et environ 15,48% procèdent à un examen des connaissances. Aussi, un faible pourcentage utilise d’autres moyens pour la vérification du transfert des apprentissages, notamment le mentorat, les rencontres d’équipe et les groupes de codéveloppement professionnels.

Par contre, bien que la plupart des organisations effectuent le transfert des apprentissages, il n’en demeure pas moins qu’une proportion de 13 % ne prévoit aucun moyen.

En vue d’améliorer le transfert des apprentissages, nous suggérons quelques pistes d’action.

Il serait intéressant que les programmes de perfectionnement des ressources humaines soient combinés à d’autres interventions en gestion des ressources humaines, incluant de saines pratiques en matière d’emploi et des programmes de reconnaissance et de récompense afin de faciliter le transfert de l’apprentissage.

Le milieu de travail doit également être en mesure de favoriser le transfert et prôner un climat propice à l’acquisition de nouvelles connaissances et compétences. Plusieurs autres interventions peuvent se produire avant, pendant ou après l’activité de formation. À titre d’exemple, le gestionnaire peut fixer une rencontre avec le participant avant la séance de formation afin de lui faire part de ses attentes relativement à l’activité comme telle et à l’utilisation des apprentissages dans l’environnement de travail. De plus, en cours de formation, une rétroaction peut être transmise à l’apprenant afin d’augmenter le transfert des apprentissages. Pour ce qui est de la fin de la formation, le transfert sera d’autant plus favorisé que le délai entre la formation et l’application des nouvelles connaissances est court.

Les moyens d’évaluation

Quant à l’évaluation de la formation, l’Ordre encourage les employeurs à analyser leurs approches de formation afin d’être capables de mesurer le comportement et les réactions des participants, l’apprentissage et les résultats obtenus. De façon générale, l’évaluation permet de savoir si les participants ont apprécié la formation et de vérifier l’effet de celle-ci sur l’écart de performance identifié à l’étape de l’analyse des besoins.

Parmi les répondants, il appert que la formation est évaluée majoritairement par un sondage sur la satisfaction réalisé auprès des employés (33,68 %). Dans les autres cas, l’évaluation se fait lors d’une rencontre de rétroaction avec le gestionnaire, avec l’aide d’un groupe cible, et par des observations en situation d’utilisation de nouveaux apprentissages.

Nous encourageons les entreprises à poursuivre les travaux concernant l’évaluation de la formation, puisque celle-ci génère plusieurs retombées positives. L’évaluation permet entre autres de voir si le transfert des apprentissages s’est réalisé, d’améliorer la qualité des programmes et de l’organisation de la formation, de vérifier la conformité des programmes selon les diverses attentes, de comparer les coûts et les bénéfices d’un programme, de déterminer si le programme de formation répond adéquatement aux besoins, etc. Il est également possible d’utiliser l’évaluation comme outil pour la planification de nouvelles activités au sein de l’organisation.

Limitations contribuant au manque de formation continue

Parmi l’ensemble des entreprises sondées, malgré le fait qu’elles se préoccupent de l’amélioration et de la qualité de leur main-d’œuvre, les répondants font état de leurs

insatisfactions et sont d’avis que plusieurs facteurs nuisent à la formation continue dans les organisations. Il s’agit notamment du manque de temps et de la surcharge de travail, de restrictions budgétaires quant aux coûts engendrés par les programmes de formation et les déplacements des employés, des impératifs de production, plus précisément le manque de ressources disponibles pour pallier les absences des employés en formation, la présence de conflits syndicaux de même que le manque de motivation des employés et de flexibilité dans leurs horaires de travail.

La mauvaise gestion du transfert des apprentissages, l’absence d’appui de la part des supérieurs immédiats et des gestionnaires, ainsi que des lacunes au niveau de la diffusion des activités de formation auprès des employés sont d’autres facteurs qui freinent les entreprises dans le développement de leur main-d’œuvre.

Nous devons absolument nous questionner sur les problèmes rencontrés, car ils représentent de nombreux obstacles pour les entreprises, tels que la difficulté à relever les défis organisationnels, la diminution de la productivité, le fait de nuire à la capacité d’adaptation des employés. En période de pénurie de main-d’œuvre, cela nuit à la rétention et à la fidélisation.

Pour créer le désir de demeurer au sein de l’entreprise et d’y mettre du cœur, il est essentiel de faire de la formation continue et du développement des compétences un moyen pour atteindre les objectifs poursuivis, améliorer continuellement la qualité de la main-d’œuvre et contribuer au développement de la société.

Conclusion

Il reste encore du travail à faire au Québec pour que les organisations en viennent à vraiment considérer la formation continue comme un outil stratégique permettant de s’adapter aux changements qui traversent l’économie et le travail. Le développement des ressources humaines est pourtant un facteur déterminant pour l’amélioration de la compétitivité et de la productivité des entreprises. La formation peut être rentable et se traduire en un retour sur l’investissement.

Il est essentiel que le Québec et les acteurs du marché du travail persistent à valoriser la formation continue. En effet, on ne peut que constater la croissance continue de la qualification de la main-d’œuvre, la mobilité grandissante des travailleurs et les percées technologiques constantes, trois phénomènes qui poussent à renouveler constamment les connaissances.